Bagi suatu perusahaan ataupun lembaga pemerintahan, arsip termasuk bagian penting dari tata kelola administrasi yang baik. Arsip diartikan sebagai catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi, maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda yaitu archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani, archium, yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu.
Awalnya, pengertian arsip menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, tetapi saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan lain sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Meski dengan adanya perkembangan teknologi, kini arsip dapat berbentuk audio, video, dan dokumen digital, namun masih banyak dokumen-dokumen berbentuk fisik yang digunakan sehingga perlu diarsipkan agar tersimpan dengan baik.
Semakin banyaknya arsip yang dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, perusahaan, maupun perseorangan, maka semakin diperlukan juga manajemen pengelolaan arsip yang baik melalui sistem kearsipan. Kearsipan sendiri adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana, baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, sehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang dapat diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, perusahaan maupun perseorangan.
Umumnya, arsip-arsip yang dimiliki oleh suatu badan disimpan oleh bagian atau unit yang memproduksi informasi tersebut dan dikelola oleh satu bagian khusus yang melakukan pengelolaan arsip termasuk penyimpanan arsip. Agar sistem kearsipan dapat berjalan secara optimal maka dibutuhkan satu alat untuk penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan kotak atau boks arsip. Kotak arsip adalah perangkat penyimpanan arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip atau dokumen-dokumen yang termasuk dalam kategori arsip atau dokumen yang telah bersifat inaktif. Berikut adalah 3 fungsi penting dari kotak arsip:
1. Tempat penyimpanan arsip agar rapi
Fungsi utama kotak arsip adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang bersifat inaktif. Selain itu, dengan menggunakan kotak arsip, arsip yang Anda simpan menjadi tertata rapi dan akan menghemat ruang penyimpanan Anda.
2. Memudahkan dan mempercepat proses pencarian dokumen
Dengan menggunakan kotak arsip, Anda bisa mengelompokkan arsip berdasarkan kategori tertentu, sehingga tidak hanya memudahkan dalam proses penyimpanan, tetapi juga dapat mempercepat pencarian arsip atau dokumen tersebut.
3. Terhindar dari kerusakan
Dengan menggunakan kotak arsip maka dokumen dan arsip yang disimpan tidak akan cepat rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak dokumen tersebut. Oleh sebab itulah, kotak arsip menggunakan bahan khusus untuk membuat arsip yang disimpan tetap awet dan tahan lama.
Boks arsip biasanya terbuat dari bahan yang bervariasi, tetapi umumnya terbuat dari bahan kardus khusus atau kertas khusus. Bahan dan ukuran boks arsip yang digunakan pun harus sesuai standar. Tidak hanya bahan dan ukuran, standar boks arsip juga meliputi spesifikasi, klasifikasi, bentuk dan rancang bangun, fungsi dan cara penggunaan. Standar ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip baik arsip inaktif maupun statis untuk lebih berdaya guna. Tujuan dari dibuatnya standar boks ini adalah agar lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah baik pusat maupun daerah, dan swasta dapat menentukan dan memilih sarana yang berkualitas sesuai dengan tipe dan jenis arsipnya untuk menunjang kelancaran manajemen kearsipan.
Standar boks arsip diatur dalam Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 Tentang Standar Boks Arsip. Spesifikasi bahan pembuatan boks arsip terbuat dari karton gelombang, yaitu karton yang dibuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya, sesuai dengan SNI 14-0094-1996 (Spesifikasi Kertas Medium), serta keadaan lembaran rata, tidak kotor, tidak berlubang, dan tidak kisut. Sedangkan klasifikasi berdasarkan bahan dasar nilai ketahanan tekan lingkar pada arah silang mesin dan ketahanan tekan datar kertas medium bergelombang.
Kertas medium sendiri terbagi menjadi 2 kelas, yaitu kelas A dan kelas B. Berikut ialah tabel klasifikasi bahan dasar boks arsip:
| Kelas | Gramatur (G/M2) | Tebal Mm | Ketahanan Tekan Lingkar (Ring Crush) Kgf (N) | Ketahanan Tekanan Datar (Uji Concora) Kgf (N) |
| A | 112125150 | 0,18 – 0,200,20 – 0,230,24 – 0,27 | 11,2 (110)12,5 (123)15,0 (147) | 11,2 (110)12,54 (122)14,7 (145) |
| B | 112125150 | 0,18 – 0,200,20 – 0,230,24 – 0,27 | 7,8 (77)8,8 (86)10,5 (103) | 7,8 (77)8,7 (85)10,5 (103) |
Sementara itu, ukuran boks arsip dibedakan atas 2 macam, yaitu kecil dan besar. Berikut ialah tabel klasifikasi ukuran boks arsip:
| Ukuran | Panjang (cm) | Lebar (cm) | Tinggi (cm) |
| Boks Arsip Kecil | 37 | 9 | 27 |
| Boks Arsip Besar | 37 | 19 | 27 |
Bentuk boks arsip adalah kotak empat persegi panjang. Untuk menjamin adanya sirkulasi udara, setiap boks arsip harus memiliki ventilasi udara yang dibuat dengan cara melubangi sisi depan dan belakang boks arsip. Lubang ventilasi udara untuk boks besar berdiameter 3 cm, sedangkan untuk boks kecil berdiameter 2,5 cm. Sementara itu, warna dasar boks arsip biasanya warna yang tidak menyilaukan atau terlalu gelap, seperti coklat, coklat muda, dan biru muda. Biasanya boks arsip memiliki kapasitas yang berbeda sesuai dengan lebar boks arsip. Untuk boks arsip kecil diisi maksimal 8 cm, sedangkan untuk boks arsip besar diisi maksimal 18 cm.
Dengan menggunakan boks arsip, maka penyimpanan arsip ke dalam lemari arsip pun semakin mudah. Oleh sebab itulah, boks arsip menjadi salah satu perangkat penyimpanan yang bersifat sangat penting. Tidak hanya memudahkan proses pencarian jika dibutuhkan, boks arsip juga membuat dokumen-dokumen lebih aman dan tidak mudah rusak. Oleh karena itu, bahan yang digunakan untuk membuat boks arsip pun haruslah berkualitas agar arsip di dalamnya dapat terjaga dengan baik.
Kantor Anda sedang membutuhkan boks arsip yang sesuai dengan standar arsip nasional? Tak perlu khawatir! Konsultasikan segera kebutuhan Anda dengan FANFEIF sebagai penyedia boks arsip yang sudah berpengalaman. Untuk solusi terpercaya dalam memenuhi kebutuhan Anda dengan boks arsip yang berkualitas:
PT. FANFEIF
ANAK NUSANTARA KARTON
Jl. Mawar RT/RW 003,006
Kelurahan Mustikasari, Kecamatan Mustika Jaya
Bekasi, Indonesia
Telephone:
(021) 8262 6715
0821 1202 0122
Email: fanfeifkarton@yahoo.com
Sumber:
- Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah: Apa Itu Arsip.
- Fajar Sulistyo: Standar Boks Arsip Berdasarkan Keputusan Kepala ANRI Nomor 11 tahun 2000 Tentang Standar Boks Arsip.
- Anita’s Personal Blog: Kepka ANRI No. 11 Tahun 2000 tentang STANDAR BOX ARSIP.