Di zaman yang serba digital, dokumen berbentuk fisik memang sudah mulai berkurang penggunaannya. Dengan berbagai kemudahan teknologi, semua informasi bisa dibuat dalam bentuk digital yang tidak membutuhkan media cetak. Namun, dalam beberapa hal mendasar, dokumen fisik masih berperan penting. Terutama berbagai data dan dokumen yang diterbitkan jauh sebelum era digital. Banyak informasi dan dokumen berharga yang masih dibutuhkan hingga saat ini. Pengarsipan pun menjadi hal penting bagi sebuah perusahaan maupun instansi untuk menjaga dan menyimpan dokumen-dokumen penting. Untuk itu, di era yang serba cepat seperti sekarang, pengelolaan dokumen kearsipan perlu dilakukan secara cepat, aman dan transparan, sehingga pengarsip butuh dikelola dengan baik dan profesional. Pengelolaan arsip menjadi sesuatu yang penting. Setelah anda berencana untuk melakukan pengarsipan secara sistematis, kita pun wajib menyiapkan sarana yang terkait pengarsipan. Salah satu komponen sarana pengarsipan yang wajib ada adalah kotak arsip. Alasan kotak arsip cukup penting dalam penyimpanan data antara lain:
Manajemen yang baik dan rapi.
Dengan menggunakan kotak arsip, siklus kerja/ pelayanan pada sebuah perusahaan, kelompok, lembaga akan berjalan baik. Hal ini berdampak positif pada kinerja instansi tersebut dan mengurangi resiko dari kinerja lambat, tak efektif. dan problematika buruknya pelayanan.
Mengurangi resiko kehilangan dokumen
Kotak arsip juga akan menghindari terjadi kesalahan dokumen akibat salah penyimpanan maupun dokumen yang hilang akibat kelalaian meletakan sembarangan maupun mengurangi resiko human error.
Rekam Kegiatan
Sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi massa, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dengan berbagai alasan di atas, kotak menjadi hal yang wajib dimiliki oleh sebuah instansi apabila ingin menjalankan tata kelola yang baik dan benar. Untuk itu dibutuhkan kotak arsip yang berbahan khusus membuat arsip yang disimpan tak mudah rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak dokumen-dokumen penting bagi kelangsungan perusahaan maupun lembaga. Kotak arsip yang berkualitas akan mampu membuat tumpukan dokumen berharga tersimpan, aman, dan awet. Sebagai perangkat penyimpanan yang bersifat penting, kotak arsip ini tentu saja memiliki fungsi tersendiri. Berikut adalah beberapa diantaranya.
Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian
Perusahaan/ lembaga dapatkan mengelompokkan dokumen-dokumen atau arsip berdasarkan kategori tertentu. Dengan begitu akan semakin memudahkan saat menyimpan.
Merekam dokumen penting
Kotak penyimpanan arsip atau kardus arsip ini adalah perangkat yang fungsi utamanya adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang sudah lama tidak digunakan, sehingga dokumen atau arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun namun masih dibutuhkan, akan dengan mudah ditemukan sekaligus menghemat waktu.
Menghemat Ruang Penyimpanan
Kotak arsip yang sesuai standar, berbahan baku baik dan tahan lama akan membantu untuk menghemat ruang penyimpanan. Selain lebih rapi dan enak dipandang, kotak penyimpanan ini cukup membutuhkan ruangan kecil, sehingga ruangan lainnya bisa digunakan untuk keperluan lain yang juga bermanfaat.
Menjaga dokumen tetap awet
Jika dokumen dimasukkan ke dalam kotak penyimpanan, maka dokumen maupun arsip lainnya tidak akan cepat rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak dokumen tersebut.
Kalau Anda membutuhkan kotak arsip sesuai standar nasional, namun masih bingung dengan spesifikasi yang cocok? Jangan khawatir! Konsultasikan segera kebutuhan Anda dengan FANFEIF sebagai penyedia kotak arsip yang sudah berpengalaman. Untuk solusi terpercaya dalam memenuhi kebutuhan Anda dengan kemasan yang berkualitas:
:
PT FANFEIF ANAK NUSANTARA KARTON
Jl. Mawar RT/RW 003,006
Kelurahan Mustikasari, Kecamatan Mustika Jaya
Bekasi, Indonesia
Telephone:
(021) 8262 6715
0821 1202 0122
Email: fanfeifkarton@yahoo.com