Pengarsipan adalah cara terbaik untuk menyimpan berbagai rincian perjalan suatu perusahaan. Tujuan utama pengarsipan yaitu untuk menyimpan berbagai Data yang memiliki nilai dan sudah dipilih untuk diamankan secara permanen atau untuk jangka panjang. Banyak jenis data namun yang sering ditemui adalah dalam bentuk berkas yang tidak untuk dipublikasikan dan tidak memiliki banyak salinan. Berkas-berkas ini menjadi vital apabila memuat perjanjian penting tertutup antar sebuah perusahaan dengan pihak lainnya. Peranan arsip juga dapat membantu sebuah organisasi maupun perusahaan untuk mencapai visi dan misi yang mereka usung. Meskipun jaman sudah serba digital, bukti asli fisik masih menjadi penting untuk berbagai kebutuhan. Untuk itu perusahaan atau organisasi memerlukan manajemen dan tata kelola arsip dengan baik. Dalam mencapai pengarsipan yang baik juga dibutuhkan peralatan kearsipan yang baik pula.
Peralatan pengarsipan yang baik akan mampu menyimpan berkas dengan aman. Bisa juga berfungsi sebagai sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan. Fungsi lainnya yang tidak kalah penting yaitu untuk mengelompokkan berkas-berkas dengan rapi agar mudah dikelola dan ditemukan jika dibutuhkan kelak. PT Fanfeif Anak Nusantara Karton menyediakan konsultasi gratis untuk kebutuhan kotak arsip yang sesuai dengan standar arsip nasional. Selain kotak arsip apa saja sih peralatan pengarsipan lainnya?
Lemari Arsip
Sekilas terlihat seperti lemari biasa, namun lemari arsip ini memiliki ruas rak yang sama dan biasanya dipenuhi oleh map atau ordner. Penyimpanan pada lemari arsip ini biasanya dengan cara memasukkan berkas ke dalam Ordner lalu diletakkan secara berdiri menyamping. Pada umumnya lemari arsip terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi dengan daun pintu. Lemari arsip akan memusatkan berkas-berkas pada satu titik sehingga tidak membuat ruangan kantor berantakan.
Map
Berkas yang belum menumpuk banyak masih bisa menggunakan map untuk menyimpan kertas-kertas dokumen secara rapi dan berurutan. Beberapa jenis map yang sering digunakan seperti Map Folder, Stopmap Folio, Map Snelhecter, Hanging Folder. Selain untuk pengarsipan, map juga biasanya digunakan untuk pengiriman dokumen sebelum diberi amplop maupun karton.
Ordner
Bentuknya mirip dengan map folder dan fungsinya juga hampir mirip yaitu untuk untuk menyimpan berbagai surat dan dokumen. Yang membedakan adalah kapasitasnya. Ordner berkapasitas lebih besar dan bentuknya lebih tebal dan kokoh dibandingkan map. Ordner dilengkapi oleh ring binder untuk menjepit berkas di dalamnya. Terkadang untuk menyimpan kertas di dalam ordner, kertas perlu dilubangi terlebih dahulu.
Label
Terlihat sepele tapi justru label menjadi benda penting dalam pengarsipan. Label inilah yang memudahkan pengorganisasian berkas-berkas. Apalagi jika berkas sudah bertumpuk dan memenuhi ruangan. Dengan label, berkas yang menumpuk akan disesuaikan berdasarkan abjad, tanggal maupun tahun, sehingga memudahkan dalam pencarian.
Stapler
Untuk merapikan posisi kertas dalam map maupun ordner, dibutuhkan stapler untuk menyatukan antara satu kertas dengan kertas lainnya. Stapler mudah ditemukan di toko buku maupun di berbagai swalayan. Stapler juga tersedia dalam berbagai ukuran. Ukuran Kecil bisanya hanya mampu menopang 10 lembar kertas, untuk yang sedang bisa mencapai 20 lembar dan yang berukuran besar bisa memuat lebih dari 20 lembar kertas.
Salah satu barang penting dalam pengarsipan yaitu kotak arsip juga menjadi barang yang banyak dicari jika sebuah kantor membutuhkan ruang arsip yang cukup banyak. Kami sudah berpengalaman menyediakan kotak arsip dengan berbagai jenis dan ukuran. Kami juga menyediakan layanan konsultasi gratis untuk kebutuhan kotak arsip yang diperlukan perusahaan Anda. Segera hubungi kami di:
PT FANFEIF ANAK NUSANTARA KARTON
Jl. Mawar RT/RW 003,006
Kelurahan Mustikasari, Kecamatan Mustika Jaya
Bekasi, Indonesia
Telephone:
(021) 8262 6715
0821 1202 0122
Email: fanfeifkarton@yahoo.com